Livre blanc: Comment choisir le bon logiciel pour gérer votre entreprise.

Le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise deviendra un élément précieux d'une saine gestion. Mais comment déterminer quel est le « bon » logiciel ? Comment choisir celui qui répondra le mieux à vos besoins et qui vous aidera à mener votre barque sans anicroche ? Posez-vous les questions suivantes :

  1. Vous considérez-vous comme un teneur de livres, un commis-comptable expérimenté ou un expert-comptable ? Votre première étape consiste à évaluer votre propre niveau de connaissance en comptabilité. Une fois cela fait, énumérez les caractéristiques que devra offrir votre logiciel de comptabilité.
  2. Effectuez-vous votre paie vous-même ?
  3. Devez-vous pouvoir vous brancher sur Internet pour effectuer des opérations bancaires en ligne ?
  4. Le logiciel doit-il offrir des possibilités poussées au niveau de l'inventaire et des achats ?
  5. Le logiciel est-il capable de s'intégrer à d'autres programmes que vous employez présentement ?
  6. Devrez-vous effectuer une mise à niveau de votre matériel informatique, de votre réseau ou de vos systèmes d'exploitation ?
  7. Si vous avez un comptable à bord, quel est le logiciel employé ?

Le but ultime de cet exercice est de cerner avec précision le logiciel comptable exact qui répondra à tous vos besoins d'aujourd'hui et à venir. N'oubliez pas qu'un mauvais choix aura non seulement des répercussions négatives sur la gestion de votre entreprise, mais vous obligera à acheter un autre logiciel dans quelques années.

Une fois que vous aurez trouvé le logiciel le mieux adapté à vos besoins particuliers, évaluez le niveau de convivialité de chaque programme. Déterminez si vous vous sentirez à l'aise de les utiliser et si vous et vos employés serez en mesure de les apprendre par vous-mêmes. La plupart des logiciels sont offerts en versions d'essai et téléchargeables. De plus, vérifiez la qualité de l'aide en ligne et des manuels accompagnant le logiciel.

Bien que la majorité des programmes soient considérés comme « faciles à utiliser », une bonne formation vous rendra infiniment plus productifs que l'auto-apprentissage. Informez-vous sur les options de formation offertes. Vous ne le regretterez pas.

Dans le même ordre d'idées, vous devriez vérifier la qualité et la durée du soutien technique offert par le fabricant du logiciel. Beaucoup de fabricants offrent une période de soutien gratuit de 90 jours et un soutien abordable par la suite.

La sécurité est également un facteur important. Vérifiez si les fonctions à caractère confidentiel et les rapports sont protégés par un bon système de mots de passe. Idéalement, vous devriez être en mesure de contrôler quelles opérations chaque utilisateur peut exécuter à n'importe quel moment donné.

Discutez des différents programmes avec des collègues qui utilisent un logiciel de comptabilité et qui ont des exigences semblables aux vôtres. Ceci pourrait s'avérer votre meilleure source de conseils. Pourquoi ne pas demander l'avis d'autres gens d'affaires pour vous aider à arrêter votre choix ?

5 erreurs à éviter lorsque l'on choisit un logiciel de comptabilité

Un système comptable constitue un investissement important. Vous devez trouver la bonne technologie, les bonnes fonctionnalités et le bon fournisseur pour obtenir le retour sur investissement que vous attendez. Vous vous sentez déconcerté, frustré ou dépassé ? NEBS PAYweb.ca peut vous aider !

Erreur n° 1 : Ne pas faire de recherche suffisante.
Il faut mettre du temps et de l'effort pour analyser et sélectionner le bon logiciel de comptabilité. Vous devez aller chercher toute l'information nécessaire avant de choisir le système qui conviendra à votre entreprise.

Erreur n 2 : Se méprendre sur les bienfaits de l'automatisation.
La comptabilité automatisée et ses fonctions connexes peuvent faire économiser énormément de temps et d'effort. Cependant, les ordinateurs ne pourront jamais remplacer l'intelligence, le jugement, ou le travail assidu d'un être humain.

Erreur n° 3 : Ignorer les avantages non chiffrables.
Il est difficile de calculer à l'avance les avantages financiers qui découleront d'une productivité accrue, d'un meilleur processus décisionnel et d'autres facteurs après qu'un nouveau système ait été mis en application avec succès. Ces résultats peuvent faire grimper en flèche votre bénéfice net.

Erreur n° 4 : Faire porter la responsabilité sur une seule personne.
Les cadres supérieurs et d'autres membres du personnel-clé de votre entreprise doivent être impliqués dans le processus de sélection et de mise en application. Ne vous fiez jamais uniquement sur les recommandations ou les suggestions d'un consultant.

Erreur n° 5 : Penser qu'un logiciel de comptabilité n'est que pour les comptables.
Un bon logiciel de comptabilité mettra à la disposition de chaque superviseur au sein de la compagnie de l'information cruciale et nécessaire. Laissez de côté tout système qui ne fournit pas de rapports détaillés et d'autres renseignements sur l'ensemble de l'entreprise.

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