Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 1er mai 2011

La protection des renseignements personnels est une composante importante de la politique commerciale de Produits d'Affaires NEBS ltée (NEBS Canada). Soyez assurés que nous demandons des renseignements à nos clients dans le seul but d'améliorer nos relations avec eux et de leur proposer des solutions pour faire croître leurs affaires. Par ce site, NEBS Canada offre un large éventail de solutions d'affaires – dont l'impression de chèques et de formulaires, la conception de logo, des services de traitement de la paie en ligne, la conception et l'hébergement de sites Web – afin de servir tous nos clients par le biais d'un vaste réseau de distribution partout au Canada.

Notre engagement

Le type de renseignements que nous recueillons à votre sujet dépend entièrement de l’usage que vous choisissez de faire de nos produits et services. Nous ne demandons que les renseignements nécessaires pour vous donner le meilleur service possible, et nous nous engageons envers vous à suivre les principes directeurs de notre programme de protection des renseignements personnels:

  • Exactitude: Nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour que les renseignements recueillis, utilisés et échangés soient exacts et complets.
  • Sécurité: Nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements contre l'accès, l'utilisation et la divulgation non autorisés.
  • Respect de la loi: Nous nous engageons à recueillir, utiliser et échanger les données en conformité avec les lois en vigueur et avec les obligations contractuelles.
  • Confidentialité: Nous nous engageons à recueillir, utiliser et échanger des renseignements en conformité avec les normes de confidentialité appropriées.
  • Respect de la vie privée: Nous nous engageons à l'autoréglementation en regard des attentes quant au respect de la vie privée, conformément à notre politique et aux normes les plus strictes de l'industrie.
  • Réceptivité: Nous nous engageons à répondre rapidement et adéquatement à toute requête concernant la protection des renseignements personnels.
  • Formation du personnel: Nous nous engageons à éduquer nos employés sur les pratiques régissant les renseignements et sur la manipulation adéquate et le bon usage des renseignements.
  • Autovérification: Nous nous engageons à évaluer périodiquement nos activités internes pour nous assurer qu'elles respectent les pratiques, politiques et procédures établies concernant les renseignements.

Notre engagement envers le respect de votre vie privée est indéfectible. Dans ce but, nous respectons et protégeons la vie privée de toutes les personnes qui utilisent notre site Web, nos produits et nos services. Les énoncés suivants vous aideront à comprendre comment nous recueillons, utilisons et conservons les renseignements que vous nous fournissez par le biais de notre site Web. Les termes «notre», «nos» et «nous» employés dans cette Déclaration de confidentialité renvoient à NEBS Canada et à ses sociétés affiliées, filiales de Deluxe Corporation.

Collecte et utilisation des renseignements

NEBS Canada est un fournisseur de produits et de services aux entreprises canadiennes. Afin de vous fournir les produits ou services que vous avez demandés, NEBS Canada doit recueillir des renseignements personnels. Nous avons l’intention de vous donner le maximum de contrôle sur vos renseignements personnels.

Nous utilisons les renseignements recueillis à votre sujet pour traiter les commandes et vous offrir une expérience de magasinage plus personnalisée. Il est également possible que nous utilisions ces renseignements pour vous informer sur nos produits, services ou promotions à venir. Aux fins de vérification des commandes et de prévention de la fraude, il se peut que nous échangions des renseignements sur nos clients au sein de NEBS Canada et avec nos sociétés affiliées.

Le type de renseignements que nous recueillons, utilisons ou échangeons dépend des produits ou services que vous achetez de nous. Par moments, il se peut que nous vous demandions de nous fournir volontairement des renseignements d’identification pour des fins telles que: l’envoi de communications, l’inscription à ce site Web, les achats, ou encore la participation à un sondage en ligne, à une étude de marché, à un concours ou à un tirage. Si vous décidez de participer, il se peut que nous vous demandions de fournir des renseignements au sujet de votre entreprise, notamment vos nom, adresse postale, numéro de téléphone, coordonnées d’institution financière, informations de carte de crédit ou adresse électronique. Dans certaines sections du site Web de NEBS Canada et pour certains services, vous pourriez avoir à fournir vos coordonnées d’employé, par exemple lorsque vous ajoutez de nouveaux utilisateurs autorisés à votre compte d’affaires, mettez à jour les coordonnées de l’entreprise ou activez les fonctions des services de traitement de la paie. En nous transmettant des informations relatives à votre entreprise, vous nous autorisez à consulter, conserver et utiliser ces renseignements afin d’exécuter les services demandés. Nous nous engageons à sauvegarder et à protéger les informations relatives à votre entreprise ainsi que les renseignements personnels de vos employés.

À partir des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pourrions vous envoyer un courriel de bienvenue visant à vérifier votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Nous entrerons aussi en contact avec vous pour répondre à toutes vos demandes de renseignements, pour vous fournir les services demandés et pour gérer votre compte. Nous communiquerons avec vous par courriel ou par téléphone, selon vos préférences. Nous ne vous enverrons que des avis directement liés à nos services, en de rares occasions et seulement si nécessaire. En règle générale, vous ne pouvez vous exclure de ces communications, dans la mesure où elles n’ont rien de promotionnel. Si vous ne souhaitez pas les recevoir, vous avez la possibilité de désactiver votre compte.

De temps à autre, il nous arrive d’effectuer des sondages facultatifs ou de lancer des concours. Les formulaires de sondage ou de participation peuvent demander de fournir des renseignements de type démographique ou portant sur la personne à contacter ou encore sur les préférences d’achat. Si vous choisissez de vous inscrire, le formulaire d’inscription n’exige que les renseignements d’achat. Les autres questions portent sur le secteur d’activité et le logiciel de comptabilité utilisé, et vous êtes libre d’y répondre ou non. En ce qui a trait aux témoignages, nous demandons le consentement du client avant d’afficher son nom sous son témoignage. Nous n’assumons aucune responsabilité relativement aux renseignements permettant l’identification d’une personne qui apparaîtraient dans votre témoignage.

Les renseignements que vous fournissez seront protégés en vertu des normes strictes de sécurité et de confidentialité que nous édictons. NEBS Canada reconnaît l’importance d’une utilisation responsable des renseignements que vous avez accepté de fournir. Nous prenons des dispositions pour que nos employés, marchands, consultants, fournisseurs et sous-traitants respectent notre politique de confidentialité relativement à la sécurité, ainsi qu’à la collecte, l’utilisation et l’échange des renseignements sur nos clients.

Divulgation et conservation des renseignements personnels

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à l’exécution de vos demandes. En passant une commande ou en vous inscrivant à un service, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de renseignements à votre sujet pour ces fins.

NEBS Canada recueille et utilise les renseignements personnels aux fins suivantes: le traitement des commandes, la commercialisation et la promotion de nos produits ou services, l’exploration de données, le commerce électronique, le contrôle de la qualité, la gestion des avantages sociaux, le traitement de la paie et les versements des retenues salariales aux gouvernements, comme stipulé dans notre politique de confidentialité. Il est possible que des tiers soient impliqués dans le traitement des commandes, en vertu de la politique de confidentialité de NEBS Canada.

Motifs de transmission de renseignements
Pour ce motif,
est-ce que
NEBS Canada transmet des renseignements?
Pouvez-vous restreindre cette transmission de renseignements?
Pour nos opérations quotidiennes: facturation, traitement des transactions et des commandes, services à la clientèle et de soutien marketing, etc.
Oui
Non
À des fins promotionnelles: offrir des produits et services pour faire croître vos affaires
Oui
Oui
Pour permettre à nos sociétés affiliées de faire de la promotion auprès de vous
Oui
Oui
Pour permettre à des tiers de faire de la promotion auprès de vous
Non
s.o.

En certaines occasions, il arrive que nous ayons recours à des fournisseurs tiers pour nous aider à vous offrir le service demandé, auquel cas vous comprenez que nous puissions leur transmettre des renseignements à votre sujet dans le but d’accélérer le traitement de votre requête. Lorsque nous engageons des fournisseurs de services tiers, nous leur transmettons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation desdits services. Nous attendons d’eux qu’ils s’en tiennent aux dispositions de notre politique de confidentialité lorsqu’ils effectuent du travail pour notre compte et l’utilisation à toute autre fin de renseignements permettant de vous identifier leur est interdite.

Nous vous offrons la possibilité de vous soustraire à toute forme de communication promotionnelle non sollicitée découlant d’une transaction avec nous. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’offres spéciales ou de communications promotionnelles de Deluxe, vous pouvez modifier les paramètres de votre compte ou suivre les instructions de désinscription qui figurent dans toutes nos communications. Vous pouvez également faire part de votre décision de retrait en contactant l’un des points de service à la clientèle de NEBS Canada (voir coordonnées plus bas). En aucun cas nous ne vendrons, ne louerons ou ne transmettrons des renseignements à votre sujet à d’autres entreprises. Nous nous réservons le droit de divulguer des renseignements à votre sujet afin de se conformer à une instance judiciaire, une ordonnance de la cour ou une procédure judiciaire touchant notre site Web.

Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée requise aux fins identifiées dans notre politique de confidentialité. Nous établirons la durée minimale et maximale pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels pour nos propres fins. Nous nous assurerons que des procédures de destruction sécuritaire des renseignements permettant de vous identifier sont effectuées à partir du moment où nous ne sommes plus tenus de répondre à vos demandes.

Sécurité

Nous nous engageons à protéger les renseignements relatifs à votre entreprise. Nous nous engageons à utiliser les technologies existantes qui assurent le plus haut niveau de sécurité en ligne tout en vous offrant la meilleure expérience Web. Ce site est doté de mesures de sécurité afin de protéger les renseignements placés sous notre contrôle contre la perte, l’usage abusif et l’altération. Par l’entremise de votre navigateur, nous vous donnons accès à des mesures de sécurité qui respectent les normes de l’industrie. Lorsque vous êtes sur ce site Web, les renseignements sensibles que vous fournissez, telles les informations financières et de carte de crédit, sont encodés par la technologie SSL («protocole sécurisé de cryptage»). Ils demeureront encodés durant toute la transmission pour être ensuite décodés par notre serveur Web une fois reçus. Gardez en tête que le courriel, qui est différent des sessions cryptées décrites ci-dessus, n’est pas un moyen sûr de transmission d’informations. C’est pourquoi nous vous demandons de ne pas nous envoyer par courriel des renseignements sensibles, comme un numéro de compte ou de carte de crédit.

Suivi de l’activité sur notre site Web

Comme pour la plupart des sites Web, lorsqu’un internaute navigue sur notre site, nous recueillons automatiquement certaines informations que nous conservons dans des fichiers journaux. Ces informations incluent: l’adresse de protocole Internet (adresse IP), le type de navigateur, le fournisseur d’accès internet (FAI), les pages de renvoi et de sortie, le système d’exploitation, une estampille temporelle ainsi que des données sur le parcours de navigation. Nous nous servons de ces renseignements de nature non personnelle pour analyser les tendances, administrer le site, suivre le parcours des utilisateurs et rassembler des données démographiques sur notre parc d’utilisateurs, et ce, dans le but d’améliorer la fonctionnalité du site Web. Nous avons recours à des services de suivi tiers qui utilisent une technologie d’analyse des renseignements de nature non personnelle sur les internautes visitant notre site.

Nous utilisons les témoins («cookies») pour améliorer votre expérience de magasinage. Les témoins sont de petits éléments d’information que votre navigateur enregistre sur le disque dur de votre ordinateur. Un témoin peut contenir des données (par exemple l’identifiant unique de la session de l’utilisateur) employées pour suivre les pages que vous avez consultées sur notre site. Ces informations nous aident à mieux vous servir en nous permettant de conserver la trace de votre commande lorsque vous faites des achats sur le site. Elles nous sont également utiles pour améliorer la conception du site. Nous ne conservons aucun renseignement sensible, autre que votre nom, dans nos témoins. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez configurer le vôtre de façon à les refuser. Même si votre navigateur est configuré pour refuser les témoins, vous pouvez quand même profiter de plusieurs fonctions du site. Toutefois, vous ne serez pas en mesure de passer une commande ou d’en consulter l’état d’avancement.

Visite de notre site Web par des enfants

Ce site Web est destiné aux adultes. Nous ne recueillons ni n’utilisons de renseignements sur les enfants de façon intentionnelle. Dans le cas où des enfants accéderaient à ce site Web, nous sommes certains qu’ils n’y trouveraient aucun contenu que des parents jugeraient inacceptable. Si vous avez moins de 18 ans, n’utilisez ce site que sous la supervision d’un parent ou d’un tuteur.

Liens vers des sites Web externes

Nous nous engageons à offrir les produits et services dont vous avez besoin pour faire croître vos affaires et bien gérer votre entreprise. Nous faisons affaire avec des fournisseurs tiers pour offrir certains services. Notre site Web contient des liens vers d’autres sites qui n’appartiennent pas à NEBS Canada ou ne sont pas sous le contrôle de NEBS Canada. Nous ne sommes pas responsables des pratiques relatives à la confidentialité en vigueur sur ces sites externes. Nous vous encourageons à la vigilance lorsque vous quittez notre site et à lire la politique de confidentialité ainsi que les clauses et conditions applicables régissant les pratiques de tout site Web visité qui recueille des renseignements permettant l’identification, quel qu’il soit. La présente politique de confidentialité s’applique uniquement aux renseignements recueillis sur notre site Web.

Dans la plupart des cas, les liens vers des sites externes sont fournis uniquement à titre de sources d’informations complémentaires sur des sujets pouvant être utiles aux utilisateurs de ce site Web. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques relatives aux renseignements en vigueur sur un site Web externe qui vous redirige vers le nôtre ou dont le lien est affiché sur notre site.

Acceptation de la politique de confidentialité – modifications à la politique de confidentialité

NEBS Canada vous offre la possibilité de vous inscrire, comme à tous ses clients. Vous avez le choix de vous prévaloir ou non de cette option. Si vous vous inscrivez avec nous, nous conservons les renseignements à votre sujet à seule fin d’accélérer et de faciliter le processus de commande. Une fois inscrit, vous n’avez qu’à vous identifier en entrant votre nom d’utilisateur et le mot de passe choisi. Ensuite, notre service d’ouverture de session automatique vous fait accéder directement à votre historique d’achat et à l’état de votre commande sans que vous ayez à retaper vos nom d’utilisateur et mot de passe. Voici quelles sont les informations que nous conservons et pourquoi:

  • Votre historique d’achat: vous n’avez pas à vous rappeler ce que vous avez acheté et combien vous en avez acheté, ce qui vous permet de renouveler une commande en un simple clic.
  • Vos renseignements d’achat (coordonnées de facturation et d’expédition, numéros de téléphone et de carte de crédit): cela vous libère de l’obligation de retaper ces informations lors de chaque commande.
  • Votre secteur d’activité commerciale ou votre logiciel de comptabilité: ceci nous donne la possibilité de vous offrir des promotions, des produits ainsi que des conseils adaptés aux besoins de votre entreprise.

Les renseignements que vous fournissez lors de l’inscription sont conservés dans une base de données sécurisée et ne peuvent être vus que par vous. Il vous est possible de modifier vos renseignements d’achat à tout moment.

En utilisant ce site Web, vous consentez aux modalités de la politique de confidentialité qui y est affichée. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser ce site Web. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, aussi nous vous demandons de la relire fréquemment. Votre usage continu de ce site Web après que des modifications aux modalités de notre politique de confidentialité y aient été affichées signifie que vous acceptez ces modifications.

Nous pouvons modifier notre politique de confidentialité à tout moment. Tout changement à la politique de confidentialité et de sécurité sera affiché sur ce site Web ainsi qu’à tout autre endroit que nous croyons approprié afin que vous soyez informé des renseignements que nous recueillons et de l’usage que nous en faisons, et des dernières nouvelles sur les moyens que nous prenons pour assurer la sécurité de notre site Web. Si nous apportons des changements substantiels à cette politique, nous vous en ferons part ici, par courriel ou par un avis affiché sur notre page d’accueil.

Périodiquement, nos opérations et pratiques commerciales sont examinées pour en vérifier la conformité à la politique de l’entreprise et aux procédures régissant la confidentialité des renseignements. Ces examens sont faits par des vérificateurs internes qui font rapport directement au conseil d’administration de Deluxe Corporation, notre société mère, à des cabinets externes de vérification et de comptabilité, et à des responsables de la réglementation du gouvernement. Ces autoévaluations examinent les mesures de contrôle et de protection des renseignements personnels décrites dans notre politique de confidentialité.

Pour corriger, mettre à jour ou accéder à vos renseignements d’inscription ou en modifier les paramètres (retrait de l’envoi de communications):

Nous nous engageons à nous assurer de l’exactitude des renseignements sur nos clients que nous obtenons et utilisons. À titre de client de NEBS Canada, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels et de les faire corriger en cas d’inexactitude. Il vous revient entièrement de décider si vous voulez nous fournir des renseignements personnels en tout ou en partie, ou de nous interdire d’utiliser ou divulguer vos renseignements à certaines fins. Le fait de vous prévaloir de ce droit pourrait cependant nous empêcher de livrer les produits ou services demandés.

Comment déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels auprès de Produits d'Affaires NEBS:

Vous pouvez déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels en communiquant avec l’agent principal à la protection des renseignements de Produits d’Affaires NEBS ltée à l’aide d’une des méthodes suivantes:

  • Par téléphone au 1 800 465 2888 poste 2700
  • Par télécopieur au 1 800 461 3325, à l’attention de l’agent principal à la protection des renseignements
  • Par courriel: canadaprivacyofficer@nebs.com
  • Par la poste:
    Agent principal à la protection des renseignements
    Produits d’Affaires NEBS ltée
    330 Cranston Crescent
    Midland, Ontario L4R 4V9

Comment déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels auprès de NEBS Payroll Services:

Vous pouvez déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels en communiquant avec l’agent principal à la protection des renseignements de NEBS Payroll Services à l’aide d’une des méthodes suivantes:

  • Par téléphone au 1 800 465 2888 poste 2700
  • Par télécopieur au 1 800 461 3325, à l’attention de l’agent principal à la protection des renseignements
  • Par courriel: canadaprivacyofficer@nebs.com
  • Par la poste:
    Agent principal à la protection des renseignements
    NEBS Payroll Services
    420 Sheldon Drive, Unit 102
    Cambridge, Ontario N1T 2H9

Retrait du consentement ou modifications des options relatives au consentement

En tout temps dans l’avenir, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements à votre sujet en nous accordant un délai raisonnable pour la prise d’effet. Le retrait de votre consentement pourrait cependant nous empêcher de vous fournir des produits et services ou des informations. Nous nous conformerons à votre demande rapidement. Sur le formulaire d’inscription, vous pouvez choisir de recevoir diverses communications de notre part. Si, à tout moment, vous désirez cesser de recevoir ces communications (courriels, appels téléphoniques, télécopies, bulletins d’information ou publicité de la part de nos partenaires), vous pouvez nous le faire savoir sur le formulaire d’inscription. Vous pouvez également choisir de ne plus recevoir ces communications de même que des catalogues et prospectus, à l’aide d’une des méthodes suivantes:

  • Par téléphone au 1 800 465 2888 poste 2384
  • Par télécopieur au 1 800 461 3325
  • Par courriell: listmgmt@nebs.com
  • Par la poste:
    Service de gestion des listes
    Produits d'Affaires NEBS ltée
    330 Cranston Crescent
    Midland, Ontario L4R 4V9

Vos options quant à nos communications

Sur le formulaire d’inscription, vous pouvez choisir de recevoir diverses communications de notre part. Si, à tout moment, vous désirez cesser de recevoir ces communications (courriels, appels téléphoniques, télécopies, bulletins d’information ou publicité de la part de nos partenaires), vous pouvez nous le faire savoir sur le formulaire d’inscription. Vous pouvez également choisir de ne plus recevoir ces communications de même que des catalogues et prospectus, à l’aide d’une des méthodes suivantes:

  • Par téléphone au 1 800 465 2888 poste 2384
  • Par télécopieur au 1 800 461 3325
  • Par courriell: listmgmt@nebs.com
  • Par la poste:
    Service de gestion des listes
    Produits d'Affaires NEBS ltée
    330 Cranston Crescent
    Midland, Ontario L4R 4V9

Programme de confidentialité TRUSTe

Deluxe Corporation s’est vue décerner le sceau de confidentialité TRUSTe, ce qui signifie que sa politique et ses pratiques à l’égard de la confidentialité ont été examinées et trouvées conformes aux exigences du programme TRUSTe, notamment en matière de transparence, de responsabilité et de choix quant à la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels. La mission de TRUSTe, un tiers indépendant, est d’accélérer l’instauration d’un climat de confiance en ligne au sein des consommateurs et des entreprises du monde entier en offrant une importante marque de fiabilité et des solutions novatrices aux défis liés à la confiance.

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de cet énoncé, nous vous conseillons de contacter d’abord le Bureau de la protection des renseignements de NEBS en écrivant à l’adresse suivante: canadaprivacyofficer.com. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse obtenue, vous pouvez contacter TRUSTe en cliquant ici.

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